Ile hostess na konferencję według liczby gości
To orientacyjne układy dla konferencji z jedną salą główną i rejestracją przed rozpoczęciem. Dokładną liczbę ustala plan obiektu.
| Liczba gości | Liczba hostess | Podział ról |
| --- | --- | --- |
| do 50 | 1 do 2 | Rejestracja i wskazywanie sali |
| 50 do 100 | 2 do 3 | Rejestracja, identyfikatory, wejście do sali |
| 100 do 300 | 4 do 6 | Dwa stanowiska rejestracji, szatnia, wejście, przerwy kawowe |
| powyżej 300 | 6 do 10 | Kilka stanowisk, strefa partnerów, kierowanie do sal |
Przy kilku salach równoległych dolicz po jednej osobie na salę. Przy hotelu, w którym goście muszą pokonać długi korytarz, jedna osoba przy windach oszczędza czas wszystkim.
Co robi obsada na konferencji i na gali
Konferencja i gala potrzebują innych zadań, więc zacznij od ich listy, a dopiero potem licz osoby.
- Rejestracja. Odhaczenie na liście, wydanie identyfikatora, materiałów i kodu do sieci. Jedna osoba obsługuje szczytowo kilkadziesiąt gości na godzinę.
- Szatnia. Przy gali i zimowych terminach stanowisko pracuje w szczycie przed i po programie.
- Kierowanie gości. Do sali, do stolików, do strefy kawowej, do toalet i na parking.
- Strefa partnerów. Rozdawanie materiałów sponsorów i zapisy na rozmowy.
- Obsługa mówców. Odprowadzenie do sali, pilnowanie czasu i podanie wody.
Większość gości przychodzi w ciągu pół godziny przed startem. Dlatego rejestracja potrzebuje najwięcej rąk na początku, a później część osób może przejść do innych zadań. Pełny zakres opisujemy na stronie hostessy na event.
Od czego zależy liczba osób
Liczba gości to punkt wyjścia, ale trzy rzeczy zmieniają wynik bardziej.
- Sposób rejestracji. Lista papierowa spowalnia pracę, skaner kodów lub gotowe identyfikatory przyspieszają ją kilkukrotnie.
- Szczyt przyjazdu. Jeżeli goście wchodzą w dwadzieścia minut, trzeba więcej stanowisk niż przy rozłożonym wejściu.
- Układ obiektu. Kilka pięter, osobne wejścia i odległości między salami zwiększają liczbę potrzebnych osób bardziej niż liczba gości.
Zamiast pytać agencję o liczbę hostess, prześlij program i plan obiektu. Agencja zaproponuje układ i pokaże, które stanowiska można obsadzić w szczycie, a które przez cały dzień.
Jak liczba osób przekłada się na wycenę
Wycena obsady to w uproszczeniu liczba osób razy liczba godzin, plus dopłaty za język, strój, weekend i dojazd. Dwie osoby więcej na osiem godzin podnoszą rachunek liniowo. Dlatego opłaca się dobrze zaplanować szczyty: rejestracja pracuje w pierwszej godzinie, a późniejsze zmiany mogą być krótsze.
Porównując oferty, sprawdź, czy każda zakłada ten sam czas pracy, odprawę przed wydarzeniem i zastępstwo na wypadek choroby. Składniki ceny opisaliśmy w artykule wynajem hostess i z czego składa się cena. Jeżeli po konferencji planujesz kampanię w mediach społecznościowych, dobrze ją przygotować wcześniej, na przykład z firmą od prowadzenia social mediów dla firm, bo materiały z wydarzenia najlepiej działają świeże.
Dwa przykłady układu obsady
Poniższe przykłady są wymyślonymi scenariuszami, które pokazują sposób liczenia, a nie dane z konkretnych wydarzeń.
- Konferencja na 120 osób w hotelu, jedna sala, rejestracja od 8:30, start o 9:30. Dwie osoby przy rejestracji, jedna przy szatni, jedna przy wejściu do sali. Po starcie dwie osoby wracają do strefy kawowej, a jedna pilnuje drzwi.
- Gala firmowa na 200 osób, wejście na zaproszenia, szatnia, stoliki z numerami. Dwie osoby przy liście, dwie w szatni, trzy do prowadzenia gości, jedna przy sponsorze. Razem osiem, z rotacją na przerwy dziewięć.
W obu przypadkach zaczynamy od programu i listy zadań, a liczbę osób wyprowadzamy z nich, a nie tylko z liczby gości.