Co wpisać w briefie, żeby dostać dokładną wycenę
Każda z tych informacji zmienia cenę albo dobór osób, dlatego lepiej podać ją od razu niż w czwartej wiadomości.
- Termin i godziny. Nie tylko godziny wydarzenia, lecz także czas na odprawę i rozstawienie. Obsada zwykle przychodzi przed startem.
- Miejsce. Adres, piętro, wejście dla obsługi i informacja, czy akcja jest w hali, czy na zewnątrz. Od tego zależy strój i liczba przerw.
- Cel i charakter wydarzenia. Targi, konferencja, otwarcie sklepu, sampling. Inaczej obsadza się witanie gości, a inaczej rozdawanie próbek.
- Liczba osób lub liczba gości. Jeżeli nie wiesz, ile hostess potrzebujesz, podaj liczbę uczestników, a agencja zaproponuje układ. Pomaga tu artykuł ile hostess na konferencję i galę.
- Zadania. Rejestracja, szatnia, rozdawanie materiałów, obsługa stoiska. Krótka lista punktów wystarczy.
- Wymagania. Strój, język obcy, wzrost, prawo jazdy, doświadczenie na podobnych wydarzeniach.
- Program dnia. Godziny szczytu, przerwy, występy, wejścia VIP.
- Kontakt. Jedna osoba po Twojej stronie, która decyduje i odbiera telefon w dniu wydarzenia.
Przykład krótkiego briefu
Poniższy opis jest wymyślonym przykładem, który pokazuje poziom szczegółu, a nie dane konkretnej firmy.
- Wydarzenie: konferencja produktowa dla partnerów, hotel w centrum, jedna sala główna.
- Termin: czwartek, rejestracja od 8:30, start programu 9:30, koniec 16:00, obsada od 8:00 do 16:30.
- Liczba gości: około 120 osób z listą zaproszeń.
- Zadania: rejestracja z identyfikatorami, szatnia, kierowanie do sali i do strefy kawowej.
- Obsada: cztery osoby, ubiór elegancki czarno-biały, w tym jedna osoba z angielskim.
- Kontakt: kierownik wydarzenia, telefon dostępny w dniu konferencji.
- Budżet orientacyjny: podany w widełkach.
Taki opis agencja może zamienić w ofertę bez żadnych pytań uzupełniających, a Ty od razu widzisz, czy dwie oferty obejmują to samo.
Pięć błędów, przez które oferty są nieporównywalne
Najczęściej problemem nie jest cena, tylko to, że każda agencja wyceniła co innego.
- Brak godzin. Osiem godzin na miejscu to nie to samo co osiem godzin z odprawą i dojazdem. Zapytaj, co obejmuje stawka.
- Brak informacji o stroju. Strój własny, strój od zleceniodawcy i strój dostarczony przez agencję to trzy różne koszty.
- Ukryte dopłaty. Weekend, wieczór, język obcy, dojazd i nocleg. Poproś, by oferta wymieniała je osobno.
- Brak zastępstw. Sprawdź, czy agencja wskazuje zastępstwo na wypadek choroby i w jakim czasie.
- Brak jednej faktury. Gdy musisz rozliczać się z każdą osobą osobno, koszty administracyjne rosną. Przy agencji, która prowadzi umowy, dostajesz jedną fakturę VAT.
Szersze zestawienie składników ceny znajdziesz w artykule wynajem hostess i z czego składa się cena.
Co dzieje się po wysłaniu briefu
Po zapytaniu agencja wraca zwykle z pytaniami, wariantem obsady i wyceną. Przy kompletnym briefie często wystarcza jedna wymiana wiadomości. Po akceptacji oferty następuje dobór osób, odprawa i realizacja. Dobrze, gdy w dniu wydarzenia opiekun agencji jest pod telefonem dla Ciebie i dla obsady.
Jeżeli materiały z wydarzenia mają trafić do kampanii, na przykład do sesji zdjęciowej z modelkami, zaplanuj to wcześniej. Fotografie do katalogu lub reklamy najłatwiej zamówić u wyspecjalizowanej firmy, na przykład przy fotomodelkach do sesji katalogowych, a nie organizować przy okazji wydarzenia.
Jak brief zmienia się zależnie od typu akcji
Rdzeń jest ten sam, ale akcenty różnią się w zależności od zadania.
- Targi. Dodaj plan stoiska, godziny otwarcia hali i liczbę dni. Więcej w artykule jak zamówić hostessy na targi.
- Rozdawanie materiałów. Podaj nakład, lokalizacje i grupę docelową. Zakres opisujemy na stronie hostessy do rozdawania ulotek.
- Promocje i degustacje. Dodaj produkt, wymagania sanitarne i szkolenie. Zob. hostessy na promocje.
- Wydarzenia firmowe i gale. Dodaj listę gości, szatnię i program wieczoru, jak w hostessy na event.