Z czego składa się cena wynajmu hostess
Wycena obsady składa się z kilku elementów, które warto zobaczyć osobno. Dzięki temu porównujecie oferty tego samego zakresu, a nie dwie kwoty bez opisu.
- Stawka za godzinę pracy. To wynagrodzenie osoby na stanowisku, liczone razy liczba godzin i liczba osób.
- Czas poza stanowiskiem. Odprawa, montaż stoiska, przerwy i sprzątanie po wydarzeniu bywają wliczone w godziny albo doliczone osobno.
- Dojazd i nocleg. Mała w stosunku do całości pozycja przy obsadzie lokalnej i duża, gdy osoby muszą przyjechać z innego miasta.
- Strój i przygotowanie. Jednolity strój, szkolenie produktowe i briefing.
- Marża agencji. Zapłata za dobór, umowy, rozliczenia, zastępstwa na wypadek choroby i opiekuna na miejscu.
Cena godzinowa osoby i cena dla firmy to dwie różne liczby. Różnica obejmuje koszty zatrudnienia i usługę organizacji obsady, więc nie warto porównywać jej z ogłoszeniami o pracę. Jak patrzy na to druga strona, opisujemy w artykule ile zarabia hostessa.
Co podnosi cenę obsady
Przy tej samej liczbie godzin kwota potrafi się wyraźnie różnić. Najczęstsze powody zestawiamy w tabeli.
| Czynnik | Wpływ na cenę | Co możecie zrobić |
| --- | --- | --- |
| Język obcy | Wyższa stawka, mniejsza pula osób | Wymagajcie języka tylko tam, gdzie są goście zagraniczni |
| Weekend i wieczór | Dopłata za mniej wygodne godziny | Skracajcie zmiany do godzin największego ruchu |
| Krótki termin | Mniejszy wybór, możliwa dopłata | Zamawiajcie kilka tygodni wcześniej |
| Inne miasto niż siedziba obsady | Dojazd i nocleg | Szukajcie obsady lokalnie |
| Szkolenie produktowe | Płatny czas przed akcją | Przygotujcie krótki brief i próbki |
| Długie zmiany | Przerwy i zastępstwa | Planujcie rotację co kilka godzin |
Wiele z tych pozycji da się obniżyć, zanim padnie jakakolwiek kwota. Opis zadań jest najtańszym sposobem na lepszą ofertę.
Jak zamówić obsadę bez przepłacania
Zacznijcie od opisu tego, co obsada ma robić, bo rejestracja gości, obsługa stoiska i degustacja w sklepie wymagają innych osób. Potem podajcie termin, miasto, godziny i liczbę stanowisk. Z takim opisem agencja może od razu sprawdzić dostępność i podać cenę z rozbiciem.
Przy porównywaniu ofert pytajcie o cztery rzeczy. Czy cena jest netto, czy brutto. Czy obejmuje dojazd, strój i szkolenie. Kto odpowiada za zastępstwo, gdy ktoś zachoruje rano w dniu wydarzenia. Czy dostajecie jedną fakturę za całość. Brak odpowiedzi na któreś z tych pytań zwykle oznacza dopłatę później.
Specjalizacja ma znaczenie. Inaczej wygląda zamówienie hostess na targi, inaczej obsady konferencji i gali, a jeszcze inaczej hostess na promocje i degustacje. Każda z tych stron opisuje zakres i pytania potrzebne do wyceny. Ogólne zasady współpracy znajdziecie na stronie hostessy do wynajęcia.
Jak policzyć roboczogodziny przed prośbą o ofertę
Najprostszy sposób na sensowne porównanie ofert to policzyć roboczogodziny, czyli liczbę osób razy godziny razy dni. Stoisko targowe z dwiema osobami przez osiem godzin dziennie przez trzy dni daje 48 roboczogodzin. Akcja degustacyjna z jedną osobą po cztery godziny w sześciu sklepach to 24 roboczogodziny. Z taką liczbą w ręku od razu widać, czy oferta ma sens, bo można ją podzielić przez godziny i zobaczyć stawkę jednostkową razem z kosztami dodatkowymi.
Dopiero na tej podstawie porównujecie agencje. Jedna może pokazać niższą stawkę, ale policzyć osobno dojazd, strój i odprawę. Druga poda wyższą kwotę z wszystkim w środku. Dzielenie przez roboczogodziny i dopisanie wszystkich pozycji do jednej tabeli pokazuje, która oferta jest tańsza naprawdę.
Przy zmianach dłuższych niż osiem godzin sprawdźcie zasady przerw i odpoczynku, bo wpływają na liczbę potrzebnych osób. Dwie osoby na dwanaście godzin to często trzy osoby w rotacji. Lepiej ustalić to na początku, niż odkryć w dniu wydarzenia.
Kiedy zamawiać, żeby uniknąć dopłat
Najdroższy jest krótki termin w sezonie. Wiosną i jesienią kalendarz targowy jest gęsty, a w grudniu rośnie liczba akcji świątecznych w sklepach i galeriach. W takich okresach dobre osoby są rozchwytywane, więc ich dostępność kończy się wcześniej niż budżet. Jak wygląda rytm roku, opisaliśmy w artykule o sezonie targowym w Polsce.
Zasada praktyczna jest taka. Przy dużych targach pytajcie o obsadę kilka tygodni przed otwarciem, przy jednodniowej akcji w mieście wystarczy zwykle krótszy czas, ale tylko wtedy, gdy macie gotowy brief. Brak briefu to najczęstszy powód, dla którego krótki termin zamienia się w dopłatę.
Agencja czy samodzielne szukanie hostess
Samodzielne ogłoszenie wydaje się tańsze, bo nie płacicie marży. W praktyce przejmujecie rekrutację, umowy, rozliczenia i ryzyko, że ktoś nie przyjdzie. Przy jednym wydarzeniu na dwie osoby to bywa do ogarnięcia. Przy kampanii w kilku miastach lub regularnych eventach agencja zwykle wychodzi korzystniej, bo bierze to na siebie.
Jeśli planujecie wydarzenie z programem artystycznym, a nie tylko z obsługą gości, oprócz hostess przydadzą się artyści. Takie zespoły można zamówić osobno, na przykład przez agencję artystyczną dla firm.
Dla kogo agencja jest najlepsza. Dla firm, które mają wydarzenie za kilka tygodni, nie mają działu HR do zleceń i chcą jednej faktury. Dla kogo samodzielne szukanie. Dla organizatorów, którzy mają stałe grono sprawdzonych osób i rozliczają je sami.
Błędy, które podnoszą rachunek
- Zamawianie w ostatniej chwili, bez zastępstw w planie.
- Wymóg języka lub wzrostu bez związku z zadaniem. Zawęża pulę i podnosi stawkę. Zasady doboru bez ogólnych wymogów wyglądu opisujemy na stronach firmowych.
- Brak briefu, przez co obsada zgaduje komunikaty i zmiany trzeba doliczać.
- Zbyt długa zmiana bez przerw, co kończy się zastępstwem w środku dnia.
- Porównywanie ofert o różnym zakresie, na przykład z dojazdem i bez.