Zamówienie hostess na targi krok po kroku
Cały proces mieści się w sześciu krokach i przy małym stoisku zajmuje kilka dni roboczych. Przy dużych targach zacznij wcześniej.
- Brief. Cel stoiska, grupa gości, komunikaty i to, czego obsada nie powinna mówić.
- Zapytanie do dwóch lub trzech agencji, z tym samym opisem zakresu.
- Porównanie ofert po roboczogodzinach, a nie po stawce za godzinę.
- Umowa lub zamówienie z zapisanym zakresem, ceną i zasadami zastępstwa.
- Odprawa przed otwarciem na stoisku, ze strojem i planem zmian.
- Rozliczenie jedną fakturą i krótka informacja zwrotna po targach.
Gotowy wzór zapytania mają agencje, które prowadzą takie zlecenia na co dzień. Na naszej stronie znajdziesz hostessy na targi wraz z formularzem, w którym podajesz właśnie te dane.
Co przekazać w briefie dla hostess
Brief nie musi być długi, ale musi być konkretny. Dwie strony wystarczą, jeśli zawierają to, co obsada będzie powtarzać gościom przez kilka dni.
- Kim są goście. Zwiedzający, kupcy hurtowi czy zaproszeni klienci wymagają innego tonu.
- Co obsada robi. Wita, rejestruje, skanuje wizytówki, rozdaje materiały albo umawia na rozmowę z doradcą.
- Co jest poza zakresem. Rozmowa o cenach, rabatach i parametrach technicznych zwykle należy do Twojego zespołu.
- Język. Wymagaj go tylko tam, gdzie spodziewasz się gości zagranicznych, bo zawęża to pulę i podnosi stawkę.
- Układ stoiska. Plan z zaznaczonym wejściem, punktem rejestracji i strefą rozmów.
- Kontakt na miejscu. Imię i telefon osoby, do której obsada zwraca się z pytaniami.
Przy stoiskach branży aut takie ustalenia mają swoje wymagania, opisujemy je osobno dla hostess na targi motoryzacyjne.
Co zapisać w umowie z agencją
Umowa z agencją chroni Cię przed niespodziankami na rachunku i przed pustym stoiskiem w pierwszy dzień. Sprawdź, czy są w niej poniższe punkty.
| Punkt umowy | Po co go zapisać |
| --- | --- |
| Zakres zadań | Obsada wie, co robi, a Ty wiesz, za co płacisz |
| Daty i godziny pracy | Wiadomo, czy odprawa i montaż są wliczone |
| Liczba osób i język | Ułatwia reklamację, gdy obsada jest niepełna |
| Cena netto i brutto | Unikasz zdziwienia z VAT na fakturze |
| Zastępstwo | Termin, w którym agencja wskazuje inną osobę |
| Odwołanie lub zmiana terminu | Kiedy możesz zmienić zamówienie bez kosztów |
| Faktura i umowy z hostessami | Kto zawiera umowy z osobami i kto odpowiada za rozliczenia |
Jeśli agencja zawiera umowy z hostessami po swojej stronie, nie musisz wystawiać im osobnych umów ani rozliczać składek. Na tym polega różnica między agencją a samodzielnym szukaniem obsady. Szersze porównanie kosztów znajdziesz w artykule wynajem hostess i z czego składa się cena.
Odprawa, strój i dzień montażu
Najczęstszy błąd to potraktowanie obsady jak personelu, który wejdzie na stoisko prosto z ulicy. Umów odprawę na godzinę przed otwarciem pierwszego dnia i pokaż stoisko, strefy, zaplecze oraz miejsce na rzeczy osobiste. Dziesięć minut na pokazanie, gdzie leżą materiały i jak działa skaner kontaktów, oszczędza godziny nieporozumień.
Ustal strój z wyprzedzeniem. Jeśli ma być w barwach marki, dostarcz go albo zamów razem z agencją i podaj rozmiary co najmniej tydzień przed targami. Plan przerw ułóż tak, aby przy stoisku zawsze były dwie osoby, a rotacja następowała poza godzinami największego ruchu.
Jeśli targi odbywają się w obiekcie z salami konferencyjnymi, sprawdź wcześniej zasady wejścia dla obsady, strefę rozładunku i godziny wpuszczania wystawców. Przy takich obiektach przydaje się też spojrzenie na centra konferencyjne i ich ofertę, jeśli równolegle planujesz spotkanie z klientami poza halą.
Błędy przy zamawianiu hostess na targi
- Zamawianie na kilka dni przed otwarciem, bez zastępstw w planie.
- Porównywanie ofert o różnym zakresie, na przykład z dojazdem i bez.
- Brak briefu, przez co obsada zgaduje komunikaty.
- Wymóg wzrostu lub wyglądu, który nie ma związku z zadaniem i ogranicza wybór.
- Brak odprawy przed pierwszym dniem.
- Umowa bez zasad odwołania, mimo że daty targów czasem się przesuwają.
Każdego z tych błędów da się uniknąć jednym zdaniem w zapytaniu albo jednym punktem w umowie.
Kiedy warto zamówić przez agencję
Agencja ma sens, gdy targi są za kilka tygodni, nie masz działu HR do zleceń i zależy Ci na jednej fakturze oraz zastępstwie w razie choroby. Samodzielne szukanie bywa uzasadnione przy bardzo małym stoisku i osobach, które znasz z wcześniejszej współpracy. Przy kilku targach w roku opłaca się umowa ramowa, w której agencja zna Twoje stoisko i zespół. Jeśli zlecasz kilka miast, sprawdź listę hostess w Twoim mieście i zbierz lokalizacje w jednym zapytaniu.